Proceso orientado a otorgar el Certificado de Buenas Prácticas de Manufactura (BPM) para los Laboratorios Farmacéuticos nacionales que fabriquen, maquilen, acondicionen, almacenen, distribuyen y transporten los Productos Naturales Procesados de Uso Medicinal.

DEFINICIONES:

• Buenas Prácticas de Manufactura (BPM).- Las Buenas Prácticas de Manufactura es aquella parte del aseguramiento de la calidad que garantiza que los productos son consistentemente producidos y controlados según los estándares de calidad apropiados para su uso previsto y como lo requiere la autorización de comercialización. Las BPM apuntan principalmente a disminuir los riesgos inherentes a cualquier producción farmacéutica.
• Laboratorios farmacéuticos de productos naturales procesados de uso medicinal.- Son establecimientos farmacéuticos dedicados a la formulación o fabricación de productos naturales procesados de uso medicinal, deben cumplir con las normas de Buenas Prácticas de Manufactura y deberán establecer una unidad de Farmacovigilancia como parte del Sistema Nacional de Farmacovigilancia. Deben estar bajo la responsabilidad técnica de un profesional Químico Farmacéutico o Bioquímico Farmacéutico.

Procedimiento para la Obtención, Renovación o Ampliación de Áreas del certificado de Buenas Prácticas de Manufactura a los Laboratorios Farmacéuticos de Productos Naturales Procesaos De Uso medicinal:

REQUISITOS:

• Formulario de solicitud, de acuerdo al instructivo externo de código IE-B.3.2.3- LF-04, dirigida a la Dirección Técnica de Buenas Prácticas y Permisos, suscrita por el representante legal y el responsable técnico del establecimiento. (Ver Anexo 1);
• Guía de verificación de Buenas prácticas de Manufactura para productos naturales procesados de uso medicinal, con firma del director técnico del establecimiento (Ver Anexo 2); c. Croquis, mapa o ubicación georeferenciada del establecimiento;
• Lista de productos que fabrica la empresa, incluyendo los fabricados o maquilados a terceros (cuando aplique) (Ver Anexo 3);
• Organigrama General del laboratorio farmacéutico;
• Categorización por el Ministerio de Producción, Comercio Exterior e Inversiones y Pesca, o quien ejerza sus competencias;
• Contrato con el Director Técnico, debidamente registrado en el Ministerio de Trabajo, o quien ejerce sus competencias, cuando corresponda;
• Archivo Maestro del laboratorio farmacéutico (Ver Anexo 4);
• Lista de vehículos propios o tercerizados destinados para el transporte de los productos, detallando las especificaciones del vehículo, el número de placa correspondiente o número de container, y condiciones de almacenamiento (Ver anexo 5);
• En el caso de subcontratación o tercerización del transporte, almacenamiento y/o distribución se incluirá además de los requisitos anteriormente mencionados, el respectivo Certificado de Buenas Prácticas de Almacenamiento, Distribución y Transporte de la empresa subcontratada y el contrato con la empresa y, el cual debe establecer:

1. Los servicios de almacenamiento, almacenamiento cross docking, distribución, transporte e/o impresiones en inkjet ofertados, objetos del contrato, según corresponda;

2. Dirección y número de los establecimientos partícipes del contrato;

3. Tiempo de contratación de la prestación de servicios de almacenamiento, distribución y/o transporte, en caso que el o los contratos declaren tiempo de vigencia indefinido, la ARCSA lo considerará vigente hasta la vigencia del certificado de BPM del laboratorio farmacéutico de productos naturales procesados de uso medicinal; en caso de contratos que indiquen una fecha de vigencia, previo a su culminación se debe realizar el proceso de modificación por notificación de contratación o tercerización de servicios de almacenamiento, distribución y /o transporte.

PROCEDIMIENTO: 

 a.– El propietario, representante legal o su delegado, debe ingresar los requisitos a través del Sistema de Gestión Documental – QUIPUX, en las instalaciones de la Agencia Nacional de Regulación, Control y Vigilancia Sanitaria, (coordinaciones zonales o planta central).

b.– Los documentos originales deben ser entregados en físico y digital escaneados en formato pdf (CD); la ARCSA revisará en un término de diez (10) días que toda la información y documentación esté completa y correcta, en caso que se encuentre incorrecta o incompleta la documentación, la ARCSA devolverá el trámite a través del Sistema de Gestión Documental – QUIPUX, para que rectifique todas las observaciones realizadas en un término de ocho (8) días, para lo cual, tendrá máximo dos subsanaciones, cada una con el término de ocho (8) días; posterior a este término si la documentación o información continua incorrecta o incompleta se cancelará automáticamente el trámite, indicando las causas de la cancelación; una vez que la información y documentación esté completa y correcta se generará la orden de pago por Certificación de Buenas Prácticas de Manufactura.

c.– En el término de diez (10) días el regulado debe realizar el pago correspondiente y enviar el respectivo comprobante de pago y orden de pago a la Agencia, al correo arcsa.facturacion@controlsanitario.gob.ec, para la respectiva validación del pago y emisión de la factura, caso contrario se dará por cancelado el proceso. El pago del importe respectivo deberá realizarse en efectivo o por transferencia bancaria a nombre de ARCSA, en la Cuenta Corriente Banco Pacífico Nº 7693184; una vez validado el pago, la ARCSA remitirá a la Coordinación zonal, toda la información y documentación para que conforme la planificación se realice la auditoria. La ARCSA comunicará al Representante Legal en el término mínimo de dos (2) días previo a la auditoría, el personal que conformará el comité auditor de Buenas Prácticas de Manufactura y la fecha en la que se ejecutará dicha auditoría. Cuando el caso lo amerite, podrán participar expertos técnicos externos con voz y no con voto, profesionales especializados en áreas como: microbiología, biotecnología, biología, gestión ambiental, sistemas de aire, medicina tradicional, buenas prácticas de manufactura de productos naturales, entre otros. En caso de ser necesario podrá participar personal de la ARCSA en calidad de observadores.

d.- En el día de la auditoría el Director Técnico del establecimiento auditado, debe acompañar al comité auditor durante todo el proceso de auditoría. El representante legal o su delegado debe coordinar que el transporte propio o tercerizado (cuando la empresa a la que pertenece no cuente con certificación) que se incluya en el alcance de la certificación, se encuentre en las instalaciones para que pueda ser inspeccionado en las fechas establecidas para la auditoría;contar con el documento del certificado de Buenas Prácticas Agrícolas del proveedor de la materia vegetal.

e.– El representante legal o su delegado debe permitir el acceso a las instalaciones y documentación necesaria para solventar lo establecido en los documentos técnicos de la OMS. En el caso que durante la auditoría se encuentren uno o más «no cumplimientos» se pondrá en conocimiento al representante legal o su delegado, y Director Técnico del establecimiento a través del acta, que detallará el plazo (dependerá del grado de criticidad del no cumplimiento) para subsanar las no conformidades generadas durante el proceso de inspección; tiempo que no superará los 6 meses, contados a partir de la fecha de entrega del acta de inspección.

f.– El regulado debe ingresar el formulario de solicitud para la re-inspección con Treinta (30) días previos al vencimiento del plazo detallado en el acta de inspección, sin adjuntar ningún otro requisito, siempre y cuando el establecimiento mantenga las mismas condiciones declaradas en el formulario de solicitud inicial. Cuando se hayan realizado cambios en la información o en el establecimiento, el regulado ingresará la solicitud de re-inspección con toda la información actualizada.

g.– El regulado podrá solicitar a la ARCSA, por única vez, una prórroga para la re-inspección de un plazo máximo de tres (3) meses, siempre y cuando esté debidamente justificada; dicha solicitud se debe realizar previo al vencimiento del plazo establecido en el acta de inspección, en caso que no ingrese la solicitud de re-inspección o la solicitud de prórroga en el plazo indicado, se dará por terminado el proceso debiendo iniciar nuevamente el proceso de certificación, incluyendo el pago del importe a la tasa correspondiente. Si la evaluación de la primera re-inspección señala que el establecimiento ha cumplido parcialmente con los requisitos técnicos, la ARCSA podrá otorgar un nuevo y último plazo para la segunda re-inspección no mayor al inicialmente concedido. Se realizarán un máximo de dos (2) re-inspecciones, durante todo el proceso de Certificación de BPM. En el caso que el laboratorio farmacéutico, no salve la auditoría de certificación en las dos re-inspecciones consecuencias en el plazo establecido, no se otorgará la certificación BPM, y el regulado debe iniciar nuevamente el proceso de certificación, incluyendo le pago del importe a la tasa correspondiente.

h.– Culminada la auditoría, el comité auditor realizará el informe de acuerdo a los hallazgos, asÍ como los plazos para corregir los “no cumplimientos”, en caso de existir. El representante legal del establecimiento recibirá en el término de quince (15) días, el informe de la auditoría.

NOTA 1: Cuando se cancele el proceso de certificación de Buenas Prácticas de Manufactura el importe por concepto de certificación no será devuelto, de conformidad con la Disposición General Primera de la Resolución ARCSA-DE-036-2020-MAFG.

NOTA 2: El proceso de renovación BPM, se realizará conforme lo descrito, el regulado debe presentar la solicitud de renovación de certificación de BPM, dentro del término de ciento veinte (120) días previos a la fecha de vencimiento del certificado. El certificado emitido por proceso de renovación tendrá una vigencia por un período igual al otorgado por primera vez.

Procedimiento para la Inclusión de formas farmacéuticas a una área de producción Certificada de Buenas Prácticas de Manufactura:

REQUISITOS

1. Formulario de solicitud dirigido a la/el Director/a Técnico/a de Buenas Prácticas y Permisos, suscrita por el representante legal y el responsable técnico del establecimiento, señalando el motivo de la solicitud (Ver Anexo 1);
2. Listado de productos de las formas farmacéuticas a incluir que elabora la empresa, (Ver Anexo 3);
3. Diagrama de flujo del proceso de producción de las formas farmacéuticas a incluir en el certificado de Buenas Prácticas de Manufactura;
4. Plan maestro de validación actualizado, que deberá contener los registros recopilados de al menos seis meses y
5. Estudio de estabilidad (mínimo 6 meses), de al menos tres (3) lotes pilotos de la forma farmacéutica a incluir.

PROCEDIMIENTO: 

a.- El propietario, representante legal o su delegado debe entregar los requisitos descritos en las instalaciones de la Agencia Nacional de Regulación, Control y Vigilancia Sanitaria, como en las coordinaciones zonales o planta central; los requisitos deben estar en CD, donde se encontrarán todos los documentos originales solicitados escaneados en formato pdf;

b.- La ARCSA revisará en un término de diez (10) días que toda la información y documentación esté completa y correcta, en caso que se encuentre incorrecta o incompleta la documentación, la ARCSA devolverá el trámite a través del Sistema de Gestión Documental – QUIPUX, para que rectifique todas las observaciones realizadas en un término de ocho (8) días, para lo cual, tendrá máximo dos subsanaciones, cada una con el término de ocho (8) días que posterior a este término si la documentación o información continua incorrecta o incompleta se cancelará el trámite, indicando las causas de la cancelación; una vez que la información y documentación esté completa y correcta la ARCSA remitirá a la Coordinación Zonal para que se efectúa la auditoría;

c.- El delegado recibirá por parte de la ARCSA en el término mínimo de dos (2) días previo a la auditoría la información del personal que conformará el comité auditor y la fecha en la que se ejecutará dicha auditoría;

d.- Culminada la auditoría, el comité auditor realizará el informe respectivo, en el cual se indicará las observaciones encontradas en caso de existir, el representante legal del establecimiento recibirá en el término de quince (15) días, el informe de la auditoría. e. En el caso de no existir observaciones, el certificado de BPM actualizado será remitido al representante legal

NOTA 3: En los casos de auditorías de verificación de inclusión de formas farmacéuticas en un área certificada; no se debe cancelar el derecho por servicio.

 Nota 4: El proceso de inclusión de formas farmacéuticas de un área certificado, no incluye el proceso de re-inspección.

Ampliación o Modificación de transporte en el Certificado de Buenas Prácticas de Manufactura:

REQUISITOS

1. Formulario de solicitud de BPM dirigido a la/el Director/a Técnico/a de Buenas Prácticas y Permisos, señalando el motivo de la solicitud (ver Anexo 1);
2. Guía de verificación de Buenas Prácticas de Manufactura de productos naturales procesados de uso medicinal, (únicamente llenada la sección referente a la ampliación) (ver Anexo 2);
3. Lista actualizada de los productos naturales procesados de uso medicinal que se fabrican en el establecimiento (Ver Anexo 3);

– En el caso de ampliación o inclusión del almacenamiento, distribución y/o transporte por subcontratación o tercerización, con una empresa certificada se deberá presentar el formulario de solicitud, la lista actualizada de vehículos tercerizados destinados para el transporte de los productos o medicamentos del laboratorio (Ver Anexo 5) y el contrato con la empresa certificada en Buenas Prácticas, el cual debe establecer:

1.-Los servicios ofertados (almacenamiento, almacenamiento cross docking, distribución, transporte e/o impresiones en inkjet) según corresponda, el objeto del contrato;

2. Dirección y número de los establecimientos partícipes del contrato;

3. Tiempo de contratación de la prestación de servicios de almacenamiento, almacenamiento cross docking, distribución, transporte e/o impresiones en inkjet, en caso que el o los contratos declaren tiempo de vigencia indefinido, la ARCSA lo considerará vigente hasta la vigencia del certificado de BPM del laboratorio farmacéutico de productos naturales procesados de uso medicinal; en caso de contratos que indiquen una fecha de vigencia, previo a su culminación se debe realizar el proceso de modificación por notificación de contratación o tercerización de servicios de almacenamiento, distribución y /o transporte.

– En el caso de cambio de operador logístico para el almacenamiento, distribución y/o transporte, se deberá presentar el formulario de solicitud, la lista de productos que posee el establecimiento (Ver Anexo 3) y el contrato de prestación de servicios vigente con el establecimiento certificado, el cual debe establecer:

1. Tiempo de contratación de prestación de servicios de almacenamiento, distribución y/o transporte, mismo que la ARCSA considerará como tiempo de vigencia de la notificación, y;

2. Dirección y número de los establecimientos participes del contrato.

– En caso de cambio de nomenclatura de la placa vehicular, ingresar el documento emitido por la autoridad competente además de la justificación de la modificación (cuando aplique para modificación de transporte);

 PROCEDIMIENTO

1. • El propietario, representante legal o su delegado debe entregar la solicitud y demás requisitos en las instalaciones de la Agencia Nacional de Regulación, Control y Vigilancia Sanitaria como en las coordinaciones zonales o planta central;
   • Una vez revisada la documentación en el término de ( 10) días por parte de ARCSA, en caso que la información o documentación se encuentre incorrecta o incompleta, el regulado debe rectificar todas las observaciones en un término de ocho (8) días, tendrá máximo dos subsanaciones, cada una con el término de ocho (8) días; si la documentación o información se presenta incorrecta o incompleta se cancelará el proceso, y se le indicará las causas de la cancelación, sin embargo, en caso de que los documentos se encuentren completos y correctos, la ARCSA remitirá a la Coordinación Zonal para que se efectúa la auditoría;
   • El delegado recibirá por parte de la ARCSA en el término mínimo de dos (2) días previo a la auditoría la información del personal que conformará el comité auditor y la fecha en la que se ejecutará dicha auditoría;
   • Culminada la auditoría, el comité auditor realizará el informe respectivo, en el cual se indicará las observaciones encontradas en caso de existir, el representante legal del establecimiento recibirá en el término de quince (15) días, el informe de la auditoría.
   • En el caso de no existir observaciones, el certificado de BPM actualizado será remitido al representante legal.

NOTA 5: En caso que el contrato haya sido celebrado en territorio extranjero, el establecimiento debe presentar la carta de autorización del operador logístico certificado la vigencia del contrato

NOTA 6: En los casos de auditorías de verificación de ampliación del transporte propio o tercerizado; no se debe cancelar el derecho por servicio.

NOTA 7: La ampliación de transporte no presenta re-inspecciones, si en la auditoría presenta “no cumplimientos”, el establecimiento debe realizar nuevamente el proceso.

Modificaciones en el Certificado de Buenas Prácticas de Manufactura:

REQUISITOS

1. Cambio de RUC del establecimiento/cambio de razón social (denominación) del laboratorio fabricante.-Como documentos de sustento, si es por cambio entre personas naturales y jurídicas, debe adjuntar los dos (2) RUC, el anterior y el actual, los mismos que serán verificados en línea. Si es por compra/venta o cesión de derechos, debe presentarse el documento de compra/venta o de herencia debidamente legalizada y el nuevo RUC completo.
2. Cambio de responsable técnico.-Permiso de funcionamiento actualizado, el cual será verificado en línea que evidencia el cambio del nuevo responsable técnico.
3. Cambio de director técnico.- Contrato con el Director Técnico, debidamente registrado en el Ministerio de Trabajo, o quien ejerce sus competencias, cuando corresponda.
4. Cambio de representante legal.- Permiso de funcionamiento actualizado, el cual será verificado en línea y nombramiento con la debida inscripción en el Registro Mercantil.
5. Cambio de nomenclatura, de la dirección del laboratorio fabricante, pero se siguen manteniendo las mismas instalaciones.-Como documentos de sustento se deben presentar el registro de patente municipal anterior, el registro de patente municipal actual y el documento de actualización otorgado por la autoridad competente, el RUC anterior y el actual, los mismos que serán verificados en línea.
6. Desistimiento o eliminación de áreas de producción, líneas certificadas o vehículos.- Como documento de respaldo se debe presentar una carta firmada por el representante legal en el cual se indique claramente el desistimiento o eliminación del área de producción, línea certificada o vehículo.
7. Cambios de equipos.-Como documentos de respaldo se debe presentar el cronograma de calificación de equipos actualizados, cronograma de validación de limpieza, cronograma de validación de procesos actualizado y la calificación de la instalación.
8. Notificación de contratación o tercerización de servicios de almacenamiento, distribución y/o transporte.-

• • Debe ingresar el formulario de solicitud (no fue remitido para revisión o indicar si se utilizara el de bpadt);
  • El contrato de prestación de servicios vigente con el establecimiento certificado, el cual debe establecer:
    1.  Dirección y número de los establecimientos partícipes del contrato.
    2.  Los servicios ofertados (almacenamiento, almacenamiento cross docking, distribución, transporte e/o impresiones en inkjet) , según corresponda, objeto del contrato;
    3.  Tiempo de contratación de la prestación de servicios de almacenamiento, distribución y/o transporte, en caso que el o los contratos declaren tiempo de vigencia indefinido, la ARCSA lo considerará vigente hasta la vigencia del certificado de BPM del laboratorio farmacéutico de productos naturales procesados de uso medicinal; en caso de contratos que indiquen una fecha de vigencia, previo a su culminación se debe realizar el proceso de modificación por notificación de contratación o tercerización de servicios de almacenamiento, distribución y /o transporte.

9. Cambio del sistema de aire.-Como documentos de respaldo se debe presentar la calificación del sistema de aire, calificación de instalación (IQ), calificación operacional (OQ) y calificación del desempeño (PQ)

10. Cambio del sistema de agua.-Se debe presentar la calificación de diseño (DQ), calificación de instalación (IQ), calificación operacional (OQ) y validación del sistema de agua Fase I y fase II conforme las directrices establecidas en los Informes Técnicos de la OMS para cada tipo de producto.

PROCEDIMIENTO

1. El regulado deberá ingresar el formulario de solicitud (Ver Anexo 6) y los requisitos descritos conforme al tipo de modificación mediante Quipux en las instalaciones de la Agencia Nacional de Regulación, Control y Vigilancia Sanitaria como en las coordinaciones zonales o planta central;
2. Una vez revisada la documentación en el término de (10) días por parte de ARCSA, en caso que la información o documentación se encuentre incorrecta o incompleta, el regulado debe rectificar todas las observaciones en un término de ocho (8) días, tendrá máximo dos subsanaciones, cada una con el término de ocho (8) días; si la documentación o información se presenta incorrecta o incompleta se cancelará el proceso, y se le indicará las causas de la cancelación;
3. Una vez que la información y documentación esté completa y correcta, la ARCSA remitirá a la Coordinación Zonal y actualizará la información en el certificado de BPM, cuando corresponda, el cual será remitido al representante legal.
4. La Agencia verificará las modificaciones realizadas a través de inspecciones de seguimiento.

NOTA 8: Toda modificación, debe ser notificada a la ARCSA, posterior a su implementación.